OA系统全解5:管理好个人文件柜

2014-06-12 22:38:29 tjseo 219

“OA系统全解”的文章中,我们介绍了文档管理的功能,用于对单位内的公共文档进行管理。今天我们介绍一项对个人文档进行管理的功能——个人文件柜
 
    OA系统作为一种面向全员办公的管理软件,能够提供几项面向个人应用的功能,是充分考虑到了员工的工作需求的,所以如果不能好好的利用,不能不说是一种浪费。
 
    什么是个人文件柜呢?国内领先的OA办公系统厂商华天动力对其的解释是:个人文件柜给用户提供了一个自由的文档存放空间,简单操作既可管理私人文件,也可将文件共享给同事,或者通过短消息等方式发送给其他用户,做到真正的文件一站式管理。管理员可以为每个人分配文件柜空间,使管理更方便。
 


    个人文件柜的功能结构
 
    可能会有人觉得这个功能多余,因为个人文件保存在自己的电脑上就可以了,为什么还要多此一举的传到OA系统上呢?
 
    小编认为,这个功能是非常有必要的,主要有两个原因:
 
    首先,上传到OA系统中可以保证文件的安全。因为重要文件放在个人电脑上是不够安全的,有系统崩溃、病毒或误删除等诸多风险。而OA系统服务器作为企业级的应用支撑,其安全性要远远超过个人电脑,所以将重要文件存放在这里,无疑是给文件上了双保险。
 
    其次,上传到OA系统中可以方便的远程使用。大多数企事业单位的OA系统都支持外网访问,实现跨地域、全天候的应用。将文件传到OA系统中,就可以随时随地的访问这些文档,无论是在家里,还是出差都可以很方便的使用。即使是存放在便携性很强的笔记本电脑上,也显然不如这种方式便利。天津办公家具|品牌办公家具http://www.yougejiaju.com/
 
    需要指出的是,个人文件柜中的文件不是“死”的,而是可以灵活的运用,进行很多操作。比如在华天动力OA系统中,个人文件柜中的文件也可以共享给其他用户,并且设置共享权限,包括访问权限和修改权限。点击用户姓名,就能够看到共享的文件夹及文件。
 
    同时,个人文件柜中的文件还能够以各种形式发送,包括短消息、文件、新闻、通知、公告等。这样一些重要的文件就可以直接在OA系统中发送给相关人员,而无需再从本地上传。
 
    在华天动力OA系统的个人文件柜功能中,还有一个很重要的功能,管理员可以给每个用户分配存储空间的大小。文件多的用户分配的空间大,文件少的用户分配的空间小,这样既能够满足不同用户的需求,又可以避免OA系统服务器不堪重负。这是一个很重要的保障措施。
 
    看得出来,“个人文件柜”是OA系统中一项比较简单的小功能,但其实功能无大小,关键看你怎么去用。用好了,小功能也有大作用。